Stunden und Spesen
Erfassen Sie geleistete Arbeitsstunden und Spesen und erhalten Sie sofort einen Überblick über die tatsächlichen Personalkosten eines Projekts. Vergleichen Sie geplante und geleistete Arbeitsstunden, überprüfen Sie die angefallenen Spesen und legen Sie fest, welche Kosten in die Nachkalkulation einfließen oder dem Auftraggeber in Rechnung gestellt werden sollen.
Arbeitszeiten im Büro oder unterwegs erfassen
Die Mitarbeiter erfassen ihre geleisteten Arbeitsstunden direkt in RentBuddy Next oder über RentBuddy BackStage. Die Stunden können einem Projekt und bestimmten Tätigkeiten zugeordnet werden, sodass sowohl die Projektleitung als auch die Buchhaltung einen direkten Überblick über den tatsächlichen Personaleinsatz haben.
Wurden mehr Stunden geleistet als geplant? Dann werden diese in der Nachkalkulation angezeigt, und Sie können entscheiden, ob die Mehrarbeit dem Auftraggeber in Rechnung gestellt werden soll.
Ergebnis: Eine vollständige und aktuelle Zeiterfassung ohne einzelne Stundenzettel oder manuelle Excel-Übersichten.
Vertragsstunden & Stundenguthaben
Legen Sie für jeden Mitarbeiter Vertragsstunden und Arbeitszeiten fest und vergleichen Sie diese mit den tatsächlich erfassten Stunden. RentBuddy berechnet den Stundensaldo, sodass Sie sofort sehen, ob ein Mitarbeiter Plus- oder Minusstunden angesammelt hat.
Ergebnis: Sofortiger Überblick über die Differenz zwischen vertraglich vereinbarten und tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich der angesammelten Plus- und Minusstunden.
Urlaubserfassung
Mitarbeiter beantragen Urlaub über RentBuddy BackStage und können ihren aktuellen Urlaubssaldo selbst einsehen. Genehmigter Urlaub wird in der Verfügbarkeit berücksichtigt, sodass die Personalplanung weiß, wann ein Mitarbeiter nicht einsetzbar ist.
Ergebnis: Mitarbeiter, Planung und Verwaltung arbeiten mit demselben aktuellen Urlaubssaldo und derselben Verfügbarkeit.
Spesenabrechnung
Hotelübernachtungen, Parkgebühren, Mahlzeiten und andere projektbezogene Ausgaben können direkt von der Crew über RentBuddy BackStage oder RentBuddy Next erfasst werden. Fügen Sie einen Kassenbon oder eine Rechnung hinzu und ordnen Sie die Ausgaben dem richtigen Projekt und dem richtigen Mitarbeiter zu.
Die erfassten Kosten fließen in die Nachkalkulation ein, sodass auch unterwegs anfallende Ausgaben berücksichtigt werden.
Ergebnis: Keine losen Belege oder vergessenen Kosten und eine lückenlose Erfassung der projektbezogenen Ausgaben.
Prüfung und Genehmigung
Erfasste Arbeitsstunden und Spesen können zunächst geprüft werden, bevor sie endgültig verbucht werden. Ein Crewchef kann die Erfassungen pro Projekt genehmigen, während ein Vorgesetzter die Arbeitsstunden und Spesen seiner Mitarbeiter überprüfen kann.
Anschließend legt die Verwaltung fest, welche Einträge endgültig verarbeitet werden. Nach der Freigabe können die Daten vor weiteren Änderungen geschützt werden.
Ergebnis: Eine überprüfbare Zeit- und Spesenabrechnung mit klaren Zuständigkeiten, bevor die Daten endgültig verarbeitet werden.
Nachkalkulation & Weiterverrechnung
Erst im Nachhinein weiß man, was ein Projekt tatsächlich gekostet hat. RentBuddy vergleicht die erfassten Stunden und Ausgaben mit der ursprünglichen Planung und macht Abweichungen in der Nachkalkulation sichtbar.
Wurden mehr Stunden geleistet oder sind unerwartete Kosten entstanden? Dann entscheidest du selbst, ob diese auf eigene Kosten bleiben oder als Mehrarbeit dem Auftraggeber in Rechnung gestellt werden.
Ergebnis: Sie erkennen sofort , wo Planung und Realität voneinander abweichen, und können selbst entscheiden, welche zusätzlichen Stunden und Kosten dem Auftraggeber in Rechnung gestellt werden.
Möchten Sie sehen, wie die Zeit- und Spesenabrechnung in der Praxis funktioniert?
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